Como fazer um planejamento estratégico de cobrança?

Independentemente do ramo de atuação de sua empresa, cobrar clientes, faz parte da vida de todo empreendedor. Há quem diga que essa é uma das piores partes de gerenciar um negócio, afinal, o processo pode envolver bastante dor de cabeça.

E é aí que entra a importância de um planejamento estratégico de cobrança. Com ele, você minimiza as chances de inadimplência e se planeja para lidar da melhor forma com possíveis imprevistos. Através de medidas bem pensadas e estruturadas, é possível otimizar todo o processo de cobrança, contribuindo diretamente para o sucesso financeiro do seu negócio.

O planejamento estratégico de cobranças se dá por uma série de ações estratégicas que o empreendedor deve tomar para cobrar seus clientes da melhor forma, evitando atrasos e possíveis casos de inadimplência. Cobrar devedores é um processo que envolve bastante dor de cabeça e constrangimento para ambas as partes, portanto, estabelecer estratégias para lidar com esse momento é essencial para otimizar a recuperação de dívidas sem prejudicar a relação entre cliente e empresa.

Esse planejamento estratégico envolve estabelecer uma política de cobrança, que nada mais é, que uma série de etapas de atuação para cada momento da jornada de pós-venda de seus clientes.

Além de otimizar a operação e economizar tempo, um planejamento estratégico de cobrança traz inúmeros benefícios para a sua empresa.

Reduz a inadimplência

Ações assertivas pré-estabelecidas evitam além do constrangimento da cobrança, o atraso no pagamento e reduzem as chances da não quitação de dívidas.

Melhora o fluxo de caixa e aumenta a previsibilidade financeira

Levar seus clientes a pagarem em dia e recuperar valores não pagos, contribui para a redução da incerteza do fluxo de caixa mensal de uma empresa e para o equilíbrio entre custo e faturamento, tornando mais fácil gerir e planejar o financeiro do seu negócio.

Eficiência operacional

Possuir um padrão operacional de cobrança evita que tempo seja gasto com o desenvolvimento de uma abordagem específica para cada caso, otimizando assim, todo o processo de recebimento e quitação de valores não pagos.

Personaliza abordagens de cobrança

Com o entendimento da sua base de clientes é possível desenvolver abordagens de cobrança que sejam mais personalizadas para cada perfil de cliente. Desenvolver perfis como (clientes que estão sempre em dia, clientes com o costume de atrasar, clientes inadimplentes) pode te ajudar a criar comunicações que sejam mais personalizadas e mais assertivas para grupo.

Fortalece o relacionamento com clientes

Uma abordagem formalizada, com respeito e flexibilidade evita o desgaste da relação do cliente com a empresa e contribui para a resolução de pendências de maneira mais eficaz.

Minimiza custos jurídicos

A inadimplência prolongada de um cliente pode levar a necessidade de tomar medidas judiciais. Tal processo envolve inúmeros custos e desgastes, pessoais e operacionais, portanto, evitar que a situação chegue nesse ponto é a melhor opção para o empreendedor.

Avalie sua situação atual

Desenvolver um planejamento estratégico de cobrança requer compreender a fundo a situação atual das finanças do seu negócio. É importante entender qual o cenário de inadimplência de seus clientes, quais são os principais problemas enfrentados pela equipe de cobrança, o tempo médio de pagamento e analisar a forma que se dá a comunicação atual com o cliente. É a partir dessa primeira análise que você poderá identificar os principais pontos a serem desenvolvidos no planejamento estratégico.

Defina políticas e procedimentos

É essencial que políticas e procedimentos de cobrança sejam desenvolvidos. Estabelecer prazos de pagamento, definir as penalidades por possíveis atrasos e como e quando devem se dar as comunicações entre a empresa e o cliente fazem parte desse processo.

Parte da definição de políticas e procedimentos envolve o desenvolvimento de uma régua de cobranças, que nada mais é, que a estipulação de ações a serem tomadas pela empresa de acordo com o tempo de atraso ou inadimplência de seus clientes.

Nesse processo, são estabelecidas desde quais comunicações devem ser envias em determinado momento, até as possibilidades de flexibilização de prazos e possíveis margens de negociação de dívidas que a empresa está disposta a lidar.

Segmente seus clientes

Segmentar seus clientes a partir de seu histórico de pagamento e padrão de compras pode ajudar bastante na hora de gerir as cobranças de sua empresa. O ideal é que as cobranças sejam feitas de acordo com o perfil de cada cliente, por exemplo: um que tem o padrão de atraso deve receber lembretes antes do dia do vencimento, para aqueles que pagam sempre em dia, descontos podem ser ofertados. Compreendendo o perfil de seus clientes é possível entender para quais é possível oferecer uma maior flexibilidade de prazos, benefícios e para quais é necessário ser um pouco mais cauteloso.

Estabeleça uma comunicação efetiva

Estabelecer uma comunicação efetiva com seu cliente pode ser fundamental para evitar atrasos e possíveis prolongamentos do não pagamento de dívidas. É muito importante manter uma abordagem respeitosa e objetiva ao entrar em contato com um cliente, visando sempre não abalar a relação que foi construída.

Uma boa alternativa para evitar desgastes é sempre que possível, entrar em contato com seus clientes antes de vencimentos. Essa mensagem, pode ser feita a partir de canais oficiais da empresa, sendo feita, de preferência, por SMS ou e-mail, já que demais canais como ligações ou mensagens por Whatsapp podem parecer invasivos e, por isso, não devem ser utilizados nesse primeiro momento. Vale lembrar, que essa mensagem deve soar apenas como um lembrete e não uma cobrança, afinal de contas, a data de vencimento ainda não chegou.

Caso após o vencimento o pagamento ainda não tenha sido feito, é interessante aplicar o que foi estabelecido em uma Régua de Cobrança, ou seja, quais ações devem ser tomadas e qual momento. Por exemplo, após três dias do vencimento, um e-mail pode ser enviado ao cliente lembrando-o do não pagamento na data estabelecida, se mesmo assim o pagamento ainda for realizado, 10 dias após o vencimento, uma mensagem pode ser enviada, e se este ainda não for realizado, um mês após, uma ligação pode ser feita. As datas entre cada comunicação e os canais que serão utilizados vão variar de acordo com as necessidades de cada empresa, o importante é possuir um plano de comunicação já previamente estabelecido.

Utilize tecnologia e automação

Hoje em dia, ferramentas e softwares de automação simplificam bastante todo o processo de cobrança. Por meio de plataformas especializadas já é possível fazer o envio de boletos, criar lembretes automáticos próximos ao vencimento, acompanhar o pagamento de clientes e estabelecer cobranças recorrentes.

Possuir intermediários nesse processo pode além de economizar tempo do financeiro de sua empresa, evitar constrangimentos da necessidade do contato direto entre empresa e cliente, no momento da cobrança.

Ofereça soluções de pagamento

É importante lembrar, que na grande maioria das vezes, o cliente inadimplente não paga sua dívida por dificuldades financeiras. Logo, a melhor forma de não sair no prejuízo é buscar, de forma conjunta, formas de flexibilizar o pagamento de maneira que ambas as partes se beneficiem. Propor um parcelamento do valor, novos prazos para o pagamento, oferecer descontos a vista ou sugerir novos meios de pagamento são formas que podem contribuir para a quitação da dívida. Isso demonstra que sua empresa compreende a realidade do cliente e é uma ótima forma de levar devedores a normalizar sua situação.

Faça análises constantes

Um passo fundamental para planejar estrategicamente suas cobranças é fazer análises constantes. É a partir dos dados obtidos que você saberá se suas abordagens estão sendo eficazes, se é necessário alterar a forma que se dão as cobranças e qual o status de inadimplência da sua base de clientes. Definir métricas e indicadores de desempenho como: tempo médio de pagamento, índice de inadimplências e taxa de sucesso nas abordagens pode levar a um maior entendimento da situação e auxiliar na hora de traçar estratégias.

Outra análise que deve ser feita é ouvir periodicamente seus clientes, buscar entender se a estrutura de cobrança adotada atende suas necessidades e quais sugestões ele tem, contribui para a constante melhora do seu processo de cobrança.

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