Régua de cobrança: o que é e como criar

A régua de cobranças é uma ferramenta imprescindível para qualquer empreendedor que queira organizar e otimizar o seu processo de cobranças. Mas o que é e como criar uma para a sua empresa? Nesse artigo, você vai entender de uma vez por todas!

A régua de cobranças é uma sequência de ações projetadas para auxiliar as empresas a gerenciar as cobranças dos seus clientes. Ela é um conjunto de notificações, lembretes e avisos que são planejados e enviados de forma sistemática e automatizada, com o objetivo de recuperar os valores em aberto, reduzir a inadimplência e melhorar a gestão financeira de uma empresa.

A ideia de uma régua de cobranças é manter uma comunicação constante e estruturada com os clientes, lembrando-os sobre o pagamento em aberto e oferecendo diferentes alternativas para regularização da dívida. Essa estratégia de cobrança pode ser útil principalmente em casos em que a inadimplência é recorrente e/ou quando a relação comercial deve ser preservada com o cliente.

Qual é a sua importância?

A régua de cobranças é muito importante para ajudar as empresas a gerir sua inadimplência e a melhorar a relação com o público. Isso porque ela contribui para uma gestão financeira mais eficiente, redução de custos operacionais, recuperação de dinheiro em aberto e fidelização do cliente, ao mesmo tempo em que preserva a imagem da empresa perante o seu público.

Uma régua de cobranças pode ser desenvolvida com prazos e meios de comunicação definidos, como por exemplo, um primeiro disparo por e-mail seguido por um lembrete por SMS. A estratégia pode ser planejada em detalhes, para ter etapas específicas em cada tentativa e intervalos bem definidos entre cada ação.

Embora as etapas e o formato possam variar dependendo das necessidades de cada empresa, geralmente uma régua de cobranças segue alguns passos principais.

1. Primeiro contato: A primeira ação geralmente consiste em um lembrete amigável do pagamento que está prestes a vencer. Assim, caso o pagador tenha condições de efetuar o pagamento, mas havia esquecido, ele é lembrado.
2. Notificação formal: Se o primeiro contato não resultar no pagamento ou resposta do cliente, no dia do pagamento é enviada uma notificação formal para lembrá-lo do vencimento da cobrança. Pode ser um e-mail, SMS ou até mesmo uma ligação telefônica educada, informando o cliente sobre o débito e solicitando o pagamento.
3. Negociação: Caso o pagamento não seja realizado após as etapas anteriores, inicia-se a fase de negociação depois que a cobrança já passou do prazo do vencimento. Neste momento, a empresa pode oferecer opções de parcelamento da dívida ou descontos para pagamento à vista, buscando encontrar uma solução que atenda tanto as necessidades da empresa quanto do cliente.
4. Intensificação e escalonamento: Se todos os esforços anteriores não forem bem-sucedidos, a empresa pode intensificar as ações de cobrança. Isso pode envolver o envio de lembretes com maior frequência, chamadas mais insistentes e até mesmo o envolvimento de um departamento de cobrança especializado ou empresas de recuperação de crédito, se necessário.

É importante destacar que cada empresa pode adaptar a régua de cobranças de acordo com suas necessidades e especificidades do seu setor. É essencial encontrar um equilíbrio entre a recuperação dos valores em aberto e a preservação do relacionamento com o cliente, buscando sempre uma abordagem adequada, transparente e profissional.

Redução da inadimplência

Uma régua de cobranças estruturada e consistente ajuda a reduzir os índices de inadimplência, pois torna o processo de cobrança mais assertivo e organizado. O contato frequente com o cliente, lembrando-o sobre os débitos pendentes, aumenta as chances de regularização dos pagamentos.

Melhoria na gestão financeira

Ao implementar uma régua de cobranças, a empresa ganha maior controle sobre as pendências financeiras, identificando os clientes inadimplentes e acompanhando o status das cobranças. Isso resulta em uma gestão financeira mais eficiente, com previsibilidade de receitas e fluxo de caixa mais estável.

Preservação do relacionamento com o cliente

Uma régua de cobranças bem estruturada ajuda a preservar o relacionamento com o cliente, pois oferece um processo de cobrança profissional e organizado. Em vez de realizar cobranças agressivas ou não estruturadas, a empresa demonstra interesse em resolver a situação em conjunto, permitindo negociações e parcelamentos quando necessário.

Aumento da eficiência e produtividade

Com a automatização da régua de cobranças, a empresa ganha eficiência e reduz aquela papelada desnecessária. As ações de cobrança podem ser programadas e executadas automaticamente, economizando tempo e recursos da equipe financeira.

Melhoria da imagem da empresa

Uma régua de cobranças bem planejada, profissional e respeitosa contribui para a construção de uma boa imagem da empresa. Isso pode impactar positivamente a percepção do cliente em relação à empresa, aumentando a confiança e a fidelidade.

Incremento na recuperação de valores em aberto

A aplicação de uma régua de cobranças consistente aumenta as chances de recuperação de valores em aberto. A abordagem adequada, os lembretes regulares e as opções de negociação podem estimular o cliente a regularizar a situação de pagamento.

Se você quer que a sua empresa, além de reduzir a inadimplência, aumente a carteira de clientes, é essencial oferecer diversos meios de pagamento – boletos, cartão de crédito, débito, etc. Na hora de planejar a sua régua de cobranças, é importante ter em mente todos esses formatos, pois cada um possui a sua exclusividade.

Régua de cobrança por boleto

O boleto é um dos principais meios de pagamento utilizados pelo brasileiro. Uma boa prática para automatizar as cobranças por boletos é emitir o boleto antecipadamente e incluir essa comunicação antecipada na régua.

Além disso, envie comunicados frequentes até o dia do pagamento e após o vencimento do boleto em caso de não recebimento. Mas cuidado: não canse os seus clientes com exagero no número de comunicações

Com a Gestão de Cobranças do Inter, é possível emitir boletos simples, parcelados e recorrentes automáticos, facilitando o fluxo da régua de cobranças e diminuindo as chances de não receber o pagamento.

Régua de cobrança por cartão de crédito e débito

Apesar de as pessoas acharem a cobrança por cartão de crédito e/ou débito mais tranquila, esse meio ainda precisa de uma atenção especial, uma vez que pode ocorrer do cartão estar sem limite, ou a conta sem saldo o suficiente, em caso de pagamentos á vista.

Nessas situações, é essencial ter uma régua de cobranças para ajudar o cliente a resolver esses problemas, para lembrá-lo de regularizar a situação e o pagamento ser efetuado.

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