Como realizar uma boa gestão de inadimplência?

A inadimplência é uma realidade que cresce cada vez mais no país. Segundo dados da CNDL (Confederação Nacional dos Dirigentes Lojistas),cerca de 66 milhões de brasileiros se enquadram nesse grupo, e os impactos de tal realidade podem ser graves para qualquer negócio.

Ainda que empresas de grande porte consigam se manter estáveis com certo grau de inadimplência, essa não é a realidade de empreendedores de pequeno e médio e porte.  Para empresas menores, a inadimplência causa sérios danos, pois prejudica o fluxo de caixa que, muitas vezes, é insuficiente para o pagamento de fornecedores e funcionários.

O ideal é que seja feito o máximo para que a inadimplência não ocorra. Mas caso ela se torne uma realidade, a melhor forma de mitigar seus impactos é realizando uma boa gestão de inadimplência. É a partir dela que será possível entender a real situação de seus clientes devedores e os danos causados ao seu negócio.

A gestão de inadimplência se dá pela série de ações estratégicas que uma empresa toma para administrar e minimizar os impactos de seus clientes devedores. É a partir dela que serão definidas ações para reduzir o número de inadimplentes, negociar dívidas e impedir novas inadimplências.

Veja abaixo algumas ações que devem ser tomadas para realizar uma boa gestão de inadimplência.

• Análise da base de clientes;
• Definição de políticas de cobrança de dívidas;
• Análise de potencial de riscos e de concessão de crédito.

Ainda que muitos associem a causa da inadimplência como consequência de uma má gestão das finanças pessoais, alguns fatores sociais e macroeconômicos também exercem um papel importante nesse processo.  Segundo o estudo da CNDL já mencionado, dentre as principais causas para inadimplência, estão:

• diminuição da renda familiar;
• problemas de saúde;
• mortes na família;
• gastos inesperados;
• desemprego de um familiar;
• altas nos preços e
• descontrole financeiro.

A principal consequência da inadimplência é a instabilidade que ela traz para as finanças da sua empresa. Ela atinge diretamente o fluxo de caixa e pode fazer com que suas receitas sejam menores que seus gastos. Porém, outras consequências também podem vir à tona.

Inadimplência do seu negócio

Toda empresa possui despesas fixas, tais como:

• custos de manutenção de uma estrutura física;
• pagamento de colaboradores e fornecedores;
• compra de matéria prima;
• entre tantas outras.

Essas despesas, por sua vez, devem ser quitadas independentemente do recebimento ou não dos pagamentos de seus clientes. Portanto, ainda que seu cliente se torne inadimplente, sua empresa precisa encontrar formas de pagar seus custos para que ela não se torne devedora também.

Impossibilidade de novas vendas

Para empresas que trabalham com produtos, por exemplo, a inadimplência de seu cliente pode levar a falta de capital para a compra de novos insumos, pagamento de fornecedores e manutenção da produção. Assim, se não há como produzir, sua empresa fica impossibilitada de receber novos pedidos e, consequentemente, não gera novas receitas.

Falta de previsibilidade do fluxo de caixa

Com o crescimento de clientes inadimplentes, o acompanhamento de entradas e saídas de dinheiro começa a se tornar cada vez mais complexo. A impossibilidade de prever quando serão quitadas as dívidas dos clientes inadimplentes traz instabilidade para toda a gestão financeira do seu negócio que, sem previsão de faturamento, é impedido de mensurar a saúde do seu próprio caixa.

Concessão de crédito comprometida

Instituições financeiras possuem um processo de investigação detalhado quando se trata de empréstimos e concessões de crédito para negócios. Portanto, caso a saúde financeira da sua empresa esteja fragilizada, as possibilidades de concessões de crédito caem e, quando são disponibilizadas, terão taxas mais altas.

Por isso, ao realizar de forma efetiva um controle de inadimplência em seu negócio, você minimiza os impactos desta em seu caixa e evita que seu negócio se torne, também, inadimplente.

Identifique as causas da inadimplência

Conhecer a fundo sua base de clientes pode trazer insights valiosos sobre a melhor forma de agir quando se trata de cobranças. Identificar os motivos por trás da inadimplência pode te ajudar a agir de maneira mais assertiva e pode potencializar as chances de quitação das dívidas. Por isso, é importante manter um relacionamento cordial e próximo com seu cliente. Isso ajudará a definir estratégias inteligentes que poderão solucionar suas pendências.

Estabeleça estratégias de prevenção da inadimplência

Estar preparado para lidar com a inadimplência e tomar medidas para prevenir que ela ocorra pode evitar bastante dor de cabeça durante a gestão financeira do seu negócio. Portanto, é essencial estabelecer critérios sólidos para a concessão de crédito ou flexibilização de pagamentos e implementar políticas de cobrança com prazos claros. Assim, além de minimizar os riscos de vender sem previsão de retorno, você faz com que seu cliente se inteire dos procedimentos da empresa.

Monitore regularmente

Um passo essencial para mitigar os danos da inadimplência em seu negócio é o acompanhamento detalhado de pagamentos e contas a receber. Fazer análises constantes da sua base de clientes, considerando os possíveis riscos de inadimplência, te auxilia a estar preparado caso determinado cliente venha de fato a se tornar inadimplente. Acompanhar de perto a contabilidade é uma forma de manter o controle e estar preparado para as possíveis inadimplências as quais todo negócio está sujeito a lidar.

Realize uma comunicação eficaz com clientes

Uma comunicação eficiente entre sua empresa e seu cliente é a melhor forma de evitar o não pagamento de dívidas dentro do prazo. Seja a partir de notificações próximas à data de cobrança, lembretes após o vencimento ou comunicados de não pagamento, a abordagem da empresa com o cliente deve ser sempre cordial e respeitosa, vindas sempre de canais oficiais.

Para isso, o ideal é desenvolver uma Régua de Cobrança, ou seja, um plano de ações de quando e como notificar seus clientes a respeito de determinada cobrança. Por exemplo, três dias antes do vencimento ele pode receber um lembrete lhe informando da data. Já três dias após o vencimento, ele pode receber e-mail notificando o não pagamento. Após 30 dias do não pagamento, uma ligação pode ser a melhor opção.

Após o período de inadimplência, as comunicações com seu cliente podem se tornar mais diretas, propondo negociações ou flexibilização de prazos. No entanto, é essencial que seja praticado aquilo que impõe o Código de Defesa do Consumidor.

Negocie e solucione conflitos

Como já vimos por aqui, a inadimplência ocorre, na maioria das vezes, por desafios financeiros que impedem seus clientes de realizar o pagamento de suas dívidas. Negociar com o cliente inadimplente oferecendo soluções flexíveis que sejam vantajosas para ambas as partes é a forma mais efetiva de reaver os valores não pagos.

Oferecer parcelamentos, prazos alternativos, descontos para pagamentos à vista ou explorar outras opções de quitação permitem que você possua um maior controle sobre a situação. Além disso, reforça ao cliente a intenção de solucionar a inadimplência sem maiores problemas.

Automatize de Processos

Plataformas e sistemas especializados em cobranças podem simplificar bastante todo o processo e acompanhamento das vendas do seu negócio. Envio de boletos, criação de lembretes automáticos próximos ao vencimento, acompanhamento do pagamento de clientes e a implementação de cobranças recorrentes são algumas das funcionalidades de um sistema desse tipo. Através dele, você consegue melhorar o processo de controle dos pagamentos e inadimplências.

A inadimplência pode fazer com que a Gestão de Cobranças do seu negócio se torne caótica. Ainda que o ideal seja evitá-la ao máximo, existe a possibilidade de sua ocorrência. Por isso, contar com o parceiro certo nesse momento pode evitar bastante dor de cabeça.

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