Como fazer uma planilha de gastos [BAIXE GRÁTIS]

Descubra como fazer e baixar uma planilha de gastos gratuitamente

Se você ainda passa aperto financeiro ou tem dificuldade de juntar dinheiro, entender como fazer uma planilha de gastos pode ser o começo de uma nova relação com as finanças.

Este cenário, aliás, ainda é realidade para grande parte dos brasileiros. De acordo com o Índice de Saúde Financeira do Brasileiro (I-SFB), estruturado pela Febraban em parceria com o Banco Central, de 2024, 48,5% dos entrevistados dizem vivenciar algum nível de aperto financeiro.

Além disso, 32,8% afirmam que os gastos foram maiores que a renda, o que reforça a necessidade de ferramentas para ajudar a controlar o orçamento.

Neste conteúdo, te ajudamos a entender quando é hora de começar a estruturar os gastos, ganhos e como elaborar uma planilha funcional para começar a fazer investimentos no longo prazo. Aproveite!

O melhor momento para começar a usar uma planilha de gastos é agora! Se você finaliza o mês sem saber para onde foi o seu dinheiro, se é jovem (ou tem filhos pequenos) e deseja aprender (ou ensinar) sobre controle financeiro, se quer realizar sonhos ou se busca otimizar seu recurso, esta é a hora de estruturar.

Ter uma planilha de gastos é essencial para quem deseja juntar dinheiro ou economizar, e o acompanhamento ajuda a:

• Criar uma reserva de emergência e evitar rombos no orçamento quando uma situação imprevista surgir;
• Mapear despesas invisíveis e identificar desperdícios (como excesso de deliveries ou corridas por aplicativo);
• Ajustar o padrão de consumo à sua realidade (ou seja, será que a sua renda realmente possibilita tantas saídas no mês?);
• Acompanhar o progresso de dívidas e financiamentos e cumprir os prazos acordados para a quitação;
• Se planejar para alcançar uma meta, como adquirir um imóvel ou um carro.

Agora sim, é hora de entender como fazer uma tabela para juntar dinheiro mensal e de quebra, aprender como cortar gastos na prática. Confira!

Para entender como fazer uma planilha de gastos, siga o passo a passo a seguir:

1. Mapeie todos os seus custos mensais;
2. Defina a melhor ferramenta para montar a planilha;
3. Estruture as categorias principais (minimamente, liste todas as entradas e saídas);
4. Atualize os valores com frequência;
5. Use fórmulas automáticas para indicar se seu consumo está adequado à receita disponível;
6. Se quiser, estruture metas de curto, médio e longo prazo;
7. Dica de ouro: seja detalhista e não se esqueça de nenhum gasto!

Veja cada tópico em detalhes.

1. Mapeie todos os seus gastos mensais

Na hora de fazer uma planilha de gastos ou uma tabela para guardar dinheiro por mês, seja transparente e mapeie todas as suas fontes de despesas. Inclua custos com moradia, contas, compras, lazer, educação, saúde e mobilidade. Este processo de conhecimento ajuda a enxergar sua situação financeira de modo amplo e, consequentemente, a estruturar um documento que retrate a sua realidade.

2. Defina a melhor ferramenta para montar a planilha

Neste momento, opte pela ferramenta com a qual você tem mais familiaridade. Acha mais fácil estruturar a planilha no Excel? Ótimo. Prefere usar a tecnologia a seu favor? Escolha entre os mais populares aplicativos de investimentos com controle financeiro. O importante é definir uma plataforma com boa usabilidade e acesso facilitado.

3. Estruture as categorias principais (liste todas as entradas e saídas)

Quando o assunto é adotar estratégias para usar um app de controle financeiro grátis, a partir de uma planilha de gastos, é essencial separar um momento para estruturar uma base coerente e detalhada.

Lembre-se de que se a sua planilha não contemplar todas as informações relacionadas aos seus hábitos financeiros, pode não funcionar como um farol efetivo para o orçamento. Assim, estruture as categorias de modo a abarcar todas as esferas da sua vida.

Nas entradas, preencha:

• Renda extra;
• Salário;
• Reembolsos;
• Trabalhos como freelancer.

Já nas saídas, inclua:

• Despesas fixas (aluguel, assinaturas, internet, conta de luz, plano de saúde);
• Despesas variáveis (supermercado, transporte, farmácia, cartão de crédito);
• Gastos opcionais (lazer, investimentos);
• Imprevistos (como multas e consumos emergenciais).

4. Atualize os valores com frequência

Após cumprir os passos anteriores, é hora de alimentar os campos. Neste momento, uma nova habilidade entra em jogo: a constância.

Para que a planilha de gastos traga informações concretas sobre o seu perfil financeiro e ajude a identificar oportunidades de redução de custos, é preciso garantir a alimentação das lacunas com frequência.

Separe, no mínimo, um dia da semana para atualizar o documento ou, se possível, crie o hábito de inserir, em tempo real, cada gasto e ganho nos campos criados.

5. Use fórmulas automáticas para indicar se seu consumo se adequa à receita disponível

Se você tem familiaridade com o Excel, criar fórmulas automáticas para sinalizar na planilha o cumprimento ou não do orçamento pode ser interessante. Isso porque a alternativa torna mais visual o acompanhamento, e ajuda a enxergar alertas antes que a situação fique crítica.

Em um nível mais básico, você pode lançar mão de recursos, como:

=SOMA(B2:B31) para somar os valores.

=B2-C2 para calcular o saldo (receita – despesas).

6. Se quiser, estruture metas de curto, médio e longo prazo

Quer levar sua planilha de gastos a um nível mais “estratégico”? Que tal estipular metas de curto, médio e longo prazo? Você pode sinalizá-las em um campo “Meta de economia do mês” ou “Meta para o próximo ano”, ou ainda, “Investimento para a aposentadoria” ou a descrição do seu sonho! 

7. Dica de ouro: seja detalhista e não se esqueça de nenhum gasto!

Por fim, aqui vai uma dica extra para assegurar o sucesso da sua planilha de gastos: seja detalhista na hora de criar e preencher. Não deixe de lado compras consideradas “pequenas”. Este é um erro comum, e faz com que percamos a noção do todo na hora de analisar o resultado do mês. Se seu propósito é dominar o orçamento e identificar oportunidades para economizar, preencha a planilha com sinceridade e minúcia!

Em resumo, os principais dados a incluir na sua planilha de gastos são as entradas e saídas financeiras, tais como:

• Salários;
• Renda extra;
• Recebimentos como freelancer;
• Reembolsos;
• Despesas como contas de luz, água, celular e internet;
• Assinaturas;
• Gastos com lazer;
• Investimentos;
• Compras (farmácia, mercado, roupas e itens);
• Custos de deslocamento (ônibus, metrô, transporte por aplicativo).

Como analisar os resultados de sua planilha de gastos?

Para entender como analisar os resultados da sua planilha de gastos e se organizar financeiramente, compare receitas e despesas e observe os principais destinos do seu dinheiro. Avalie também a porcentagem da sua renda destinada para cada categoria, identifique padrões e hábitos que levam a custos desnecessários e reavalie mensalmente seus objetivos.

Que tal entender cada aspecto em detalhes?

1. Compare receitas e despesas

A forma mais simples de estabelecer um comparativo entre receitas e despesas é por meio do cálculo “receitas-despesas”.

Se o saldo é positivo, o indicativo também é bom: você usa sua renda para arcar com os gastos do mês e ainda tem sobra. Já um resultado negativo indica que você gasta mais do que ganha, e é preciso rever a relação entre as duas variáveis.

2. Observe os destinos do seu dinheiro

Mensalmente, entenda os principais destinos do seu dinheiro. Você gasta mais com alimentação ou transporte? Qual categoria mais consome sua renda? Há flutuação expressiva entre um mês e outro? As respostas ajudam a identificar os padrões que mencionaremos no item 4 desta lista.

3. Avalie a porcentagem da renda por categoria

Para uma análise mais precisa, entenda quanto da sua renda vai para cada categoria em percentual. Adote, como padrão, o chamado “50-30-20”. Neste caso, metade da renda vai para necessidades (aluguel, alimentação, transporte, contas básicas), 30% para desejos (lazer, roupas, viagens e hobbies) e 20%, para dívidas e investimentos (financiamentos, investir no Tesouro Direto, ações ou demais produtos).

4. Identifique padrões e hábitos

Este é o momento de entender o seu perfil: em que período do mês gasta mais? O volume de desembolsos supérfluos (assinaturas, delivery, transporte por aplicativo) é crescente ou estável? Há algum hábito responsável por drenar o seu dinheiro?

5. Reavalie objetivos

Por fim, após considerar os pontos anteriores, reflita sobre seus objetivos financeiros: fazem sentido? As metas estabelecidas são factíveis e realistas? As prioridades estabelecidas estão de acordo com as suas ambições?

Aproveite que está aqui e dê o play neste episódio da série de Como organizar as finanças na prática focado em reajustes no orçamento, investimentos e priorizações:

A melhor planilha de gastos de graça é aquela que contempla as suas demandas. Antes de baixar um modelo, confira se a opção traz campos compatíveis ao seu perfil, se tem um preenchimento fácil e se, de fato, possibilita uma análise crítica sobre a sua situação orçamentária.

Para te ajudar, disponibilizamos uma planilha completa com os principais campos trazidos neste artigo. Baixe e confira! Agora que você já sabe qual a melhor planilha grátis, que tal entender como escolher a ideal? Veja a seguir!

Depende! Se você não tem aptidão com ferramentas como o Excel e busca praticidade na hora de elencar seus custos, a planilha pronta pode ser a melhor escolha. Já se você está em busca de um objetivo específico ou deseja um documento feito sob medida para a sua realidade, a planilha personalizada é a mais indicada.

Para facilitar a escolha, confira a lista de vantagens e desvantagens de cada opção.

Planilha de gastos pronta

Vantagens

• Ideal para quem não sabe mexer em ferramentas como o Excel;
• Recomendável para quem não tem tempo para estruturar um documento;
• Já vem com fórmulas automáticas.

Desvantagens

• Pode ter categorias que não fazem sentido na sua rotina;
• Complexidade do preenchimento.

Planilha personalizada

Vantagens

• Adaptada à sua realidade;
• Traz somente campos que fazem sentido para você;
• Você atualiza conforme suas metas mudam.

Desvantagens

• Demanda tempo para estruturação;
• Exige conhecimento básico na ferramenta escolhida.

Para manter a planilha atualizada, adote práticas como: ter um dia e horário definidos para revisar o documento, automatizar o que for possível, ter uma planilha simples e visual, guardar comprovantes para inserir depois, alimentar na hora o que for essencial.

Entenda mais!

Tenha um dia e horário definidos para a revisão

Embora a melhor prática para manter a planilha atualizada seja o preenchimento instantâneo dos gastos, nem sempre é possível parar para alimentar o documento. Desta forma, a recomendação é definir um dia e horário semanalmente para olhar com atenção para cada categoria.

Automatize o que for possível

Se você usa aplicativos para preencher os gastos ou mesmo se trabalha no Excel, aproveite os dados fixos dos meses anteriores (como aluguel, parcelas de financiamentos e compras a prazo) para gerar novos documentos pré-preenchidos e ganhar tempo.

Tenha uma planilha simples e visual

Usar documentos complexos e repletos de campos irrelevantes pode te desestimular. Por isso, opte por uma planilha concisa, que traga apenas informações que, de fato, retratam a sua rotina.

Guarde comprovantes importantes para inserir depois

Se você não teve tempo para incluir uma compra importante na planilha, guardar o comprovante pode ser um bom lembrete para fazê-lo mais tarde. Outra opção é acionar alarmes no celular com o valor da compra.

Alimente na hora o que for essencial

Embora nem sempre seja possível adotar este hábito, sempre que possível, inclua na planilha compras essenciais no momento da transação. Desta forma, você elimina a possibilidade de esquecimento e assegura um documento fiel à sua rotina orçamentária.

Ao longo deste conteúdo, explicamos em detalhes como fazer uma planilha de gastos e observar os dados com inteligência e estratégia.

Agora, temos uma dica para te ajudar a, efetivamente, converter o dinheiro que “sobra” em sonhos realizados — e com rendimentos superiores aos da poupança!

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