Legalização de empresas: o que é e como fazer?

Num cenário em que quase 40 milhões de brasileiros ainda atuam na informalidade, a legalização de empresas é mais do que uma obrigação legal: é também uma contribuição social.

Afinal, é a partir da formalização de um negócio que empreendedores e empregados têm acesso a direitos que garantem a segurança financeira, inclusive em situações inesperadas, como desemprego ou doença.

Além do mais, um negócio não legalizado tem seu crescimento limitado, pois, para expandir suas operações e faturar mais, é necessário cumprir regras e normas fiscais que permitem a negociação com outras empresas.

Por isso, se você deseja começar seu empreendimento com o pé direito ou torná-lo juridicamente existente, continue a leitura. Aqui, você vai entender o que é legalização de empresas, quais os documentos necessários e o passo a passo para legalizar seu negócio.

A legalização de uma empresa é o processo de torná-la conhecida pelas instituições governamentais. Assim, o empreendimento passa a funcionar em conformidade com a legislação, tanto para cumprir com suas obrigações fiscais quanto para usufruir dos direitos garantidos por lei.

Essa formalização é obrigatória para pequenos e grandes negócios. Afinal, é a partir desse registro que os órgãos competentes — Receita Federal, Junta Comercial, prefeitura — reconhecem a autenticidade jurídica de uma empresa.

Na prática, legalizar uma empresa nada mais é do que abrir um negócio formal . Ou seja, a legalização não é apenas necessária para quem opera na informalidade, mas para qualquer pessoa que começa a empreender.

Os benefícios da formalização vão muito além da conformidade legal, que evita multas e penalidades. Descubra quais são, a seguir.

Se você ainda tem dúvidas se deve dar um passo adiante na sua jornada empreendedora e formalizar seu negócio, confira as vantagens da abertura e legalização de empresas.

1. Direito à Previdência Social

Legalizar a empresa garante acesso a benefícios previdenciários, como aposentadoria, salário-família, auxílio-doença e licença-maternidade.

A contribuição obrigatória ao INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social) assegura que todos — empreendedores e funcionários — tenham direito a esses benefícios, como forma de proporcionar maior estabilidade financeira e proteção social.

2. Contratação de funcionários

Com a empresa formalizada, você contrata e registra funcionários legalmente, de acordo com a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).

Essa medida garante que seus colaboradores usufruam de direitos trabalhistas, como férias remuneradas, 13º salário e FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), por exemplo.

Logo, a formalização não apenas atrai talentos, como também melhora a imagem da empresa e a torna mais atrativa para potenciais empregados.

Leia também: MEI pode ter funcionário?

3. Emissão de notas fiscais

Emitir notas fiscais é uma operação essencial no dia a dia de empresas de qualquer tipo e tamanho, especialmente aquelas que atuam no mercado B2B (Business to Business) — que vendem ou prestam serviços para outras empresas.

Além disso, a emissão de notas fiscais facilita a participação em licitações públicas e a prestação de serviços para órgãos governamentais, o que amplia significativamente as oportunidades de negócio e expansão de um empreendimento.

4. Acesso a financiamentos

Negócios formais têm mais facilidade para obter empréstimos e financiamentos de bancos e instituições financeiras.

Isso porque a formalização transmite segurança e confiabilidade, requisitos que as instituições de crédito analisam com cuidado e valorizam.

5. Redução de impostos

A formalização da empresa também ajuda a economizar com impostos. Enquanto as alíquotas de tributação para pessoas físicas chegam a 27,5% dos ganhos, as receitas de pessoas jurídicas têm taxas menores, que iniciam em 3%.

Com menor carga tributária, você pode reinvestir mais recursos para impulsionar a expansão do seu negócio.

6. Crescimento no mercado

A formalização da empresa abre portas para realizar negócios com grandes corporações, além de pequenas empresas e pessoas físicas.

Logo, a legalização aumenta a base de clientes e proporciona acesso a contratos maiores, o que contribui para o crescimento sustentável da empresa, inclusive para mercados internacionais.

Os documentos necessários para legalizar uma empresa são:

• carteira de identidade;
• CPF;
• certidão de casamento;
• título de eleitor;
• carteira do órgão regulamentador da profissão;
• última declaração do IRPF;
• comprovante de residência.
• comprovante de endereço comercial;
• IPTU do imóvel onde funcionará a empresa;
• atividades da empresa;
• nome fantasia da empresa.

Esses são os documentos pessoais — seus e dos seus sócios, se for o caso — e do empreendimento para abrir empresas de pequeno, médio e grande porte.

Para abrir um MEI , essa lista é bem menor. Você só precisa de RG, CPF, informações de contato e endereço residencial, tipo de ocupação, forma de atuação, endereço comercial e uma conta (nível ouro ou prata) no gov.br.

Até aqui, você viu, em detalhes, por que formalizar um empreendimento e quais os documentos necessários para realizar a legalização. Confira, a seguir, o passo a passo para abrir seu negócio de acordo com a legislação brasileira.

Legalizar sua empresa parece complicado, mas o processo é mais simples do que você imagina. Veja só!

1. Crie um plano de negócios

O plano de negócios define os objetivos, estratégias e a visão geral do negócio. Além de identificar o público-alvo e analisar o mercado, esse planejamento detalha as ações de marketing, operações comerciais e projeções financeiras, a fim de assegurar que a empresa se prepare para possíveis desafios e oportunidades.

Veja como fazer um plano de negócios completo: Plano de negócio: aprenda como montar o seu 

2. Escolha o tipo de empresa

A legislação nacional determina a existência de alguns tipos de empresa:

• MEI (Microempreendedor Individual);
• EI (Empresário Individual);
• SLU (Sociedade Limitada Unipessoal);
• LTDA (Sociedade Limitada);
• SA (Sociedade Anônima).

A escolha correta da natureza jurídica impacta diretamente a tributação, a responsabilidade dos sócios e a facilidade de administração.

Saiba mais em: Tipos de empresas: conheça as possibilidades no Brasil

3. Defina o porte empresarial

Além do tipo, você precisa definir o porte da empresa: MEI, ME (micro empresa), EPP (empresa de pequeno porte), média ou grande empresa.

Essa classificação determina as responsabilidades fiscais e legais, bem como as possibilidades de acesso a créditos bancários e financiamentos.

4. Registre o CNAE

O Cadastro Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) serve para classificar as atividades exercidas por uma empresa.

O registro correto desse código garante que seu negócio se adeque às regulamentações fiscais para cada categoria.

Assim, você evita problemas legais e facilita a gestão tributária, o que permite que a empresa opere de forma eficiente e dentro da lei.

5. Escolha o regime tributário

A legislação brasileira determina 3 regimes tributários: Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido.

O enquadramento em cada um deles depende do tipo e do porte da empresa que, por sua vez, determinam faturamento anual e a carga de impostos sobre os ganhos do empreendimento.

Entenda melhor: O que é regime tributário e como escolher o ideal

A legalização da empresa deve ser feita junto à Junta Comercial do seu estado, Receita Federal (para obtenção do CNPJ), Secretaria da Fazenda (para a inscrição estadual) e Prefeitura Municipal (para o alvará de funcionamento).

Além disso, seu negócio pode precisar de licenças específicas, a depender do segmento de atuação no mercado.

Agora que você já entendeu o que é a legalização de empresas e como formalizar seu empreendimento, conte com o Inter para o sucesso do seu negócio.

Com a conta PJ Digital do Inter, você aproveita o melhor das soluções financeiras para gerenciar e expandir suas operações:

• Pix ilimitado;
• boletos de cobrança (simples, parcelado e recorrente);
• cartão sem taxas com programa de pontos;
• antecipação de recebíveis de cartão;
• crédito empresarial personalizado.

E o melhor: tudo grátis! Está esperando o que para conhecer todos os benefícios do Inter?