Como cobrar um cliente educadamente por Whatsapp?

Você já sabe que o WhatsApp é o principal canal de comunicação entre os brasileiros, certo? Grupos de famílias, agendamentos de consulta, contato com velhos amigos... tudo que antes costumava ser feito por ligações ou e-mails, hoje em dia é feito com poucos cliques e de todo lugar através do aplicativo – inclusive cobranças de clientes.

Se você ainda não utiliza o aplicativo para cobrar os seus clientes, você está perdendo uma excelente oportunidade de diminuir a inadimplência da sua empresa, pois é um canal de comunicação prático e simples.

Porém, esse processo exige uma série de boas práticas para você não acabar irritando o cliente e perdendo eles, certo? Por isso, no post de hoje, vamos te ensinar como cobrar um cliente educadamente por Whatsapp! Vamos lá?

Na hora de cobrar um cliente, o ideal é pensar em um fluxo que seja eficiente, mas não irrite e sobrecarregue o cliente.

Esses são os melhores momentos para enviar uma mensagem de cobrança:

• Poucos dias antes (normalmente de 3 a 7 dias) da data de vencimento, para lembrá-lo que ele tem uma fatura em aberto e que pode pagá-la antes caso queira;
• No dia do vencimento, para lembrá-lo de pagar a conta, caso o pagamento ainda não tenha sido feito;
• Alguns dias após o vencimento (normalmente 3 dias) para cobrar a fatura em aberto, explicando as consequências caso ele não pague.

Essas cobranças são recomendáveis que sejam feitas por e-mail, por ser um meio de comunicação menos evasivo. Caso o seu cliente não pague depois de uma semana do vencimento, é recomendável utilizar o Whatsapp ou ligação para fazer uma cobrança mais direta.

Como dito no tópico anterior, o Whatsapp não é a melhor opção para fazer uma régua de cobranças para o seu cliente, por ser um canal muito íntimo, podendo chatear o cliente ao ser abordado através dele. Certifique-se de considerar a relação com o cliente, a relevância da cobrança e a sensibilidade das informações antes de optar pelo WhatsApp como canal de cobrança.

Porém, no caso de o cliente continuar inadimplente, o Whatsapp é a melhor ferramenta para fazer a cobrança e conseguir resolver a situação, isso porque o aplicativo tem uma alta taxa de utilização, a comunicação é instantânea, tem um engajamento muito maior do que os outros canais, a mensagem pode ser mais pessoal e personalizada, e a interação é direta.

Além disso, o Whatsapp pode ser uma opção viável quando se trata de cobranças urgentes ou de prazos apertados. Em casos nos quais é necessário receber um pagamento rapidamente ou quando há risco iminente de inadimplência, enviar uma mensagem via Whatsapp pode ajudar a chamar a atenção do cliente e incentivar uma resposta mais rápida.

Esse canal também é mais apropriado para cobranças informais ou de menor valor. Para cobranças mais complexas ou de maior montante, pode ser mais adequado utilizar outros meios de comunicação, como e-mail ou telefone, que proporcionam uma documentação mais formal.

Na hora de cobrar um cliente por Whatsapp, existem algumas boas práticas que você pode levar em conta, a fim de tornar a comunicação mais efetiva e educada, como por exemplo:

• Prefira utilizar o Whatsapp para cobrar clientes com os quais você já possui um relacionamento estabelecido, e quando o cliente está habituado a se comunicar com a empresa por meio desse canal. Fazer a primeira cobrança via Whatsapp pode ser menos eficaz, pois pode parecer invasivo ou inapropriado;
• Sempre respeite a privacidade do cliente, evitando compartilhar informações confidenciais ou sensíveis por meio do Whatsapp. Seja objetivo e profissional em suas mensagens, evitando entrar em detalhes sensíveis relacionados à dívida;
• Considere o timing e a hora adequados para enviar a cobrança via Whatsapp. Evite enviar mensagens em horários inapropriados, como durante a noite ou aos fins de semana. Escolha momentos em que o cliente esteja mais propenso a ler e responder à mensagem, aumentando as chances de obter uma resposta positiva;
• Lembre-se de que cada situação e cliente são únicos, portanto, avalie cuidadosamente a melhor abordagem antes de cobrar um cliente por Whatsapp. Mantenha sempre um tom profissional, respeitoso e objetivo em suas mensagens e esteja preparado para alternativas caso o cliente prefira outro canal de comunicação para tratar da cobrança;
• Personalize a mensagem conforme a situação;
• Mantenha-se disponível para auxiliar o cliente caso ele precise de mais informações ou assistência.

Agora, que tal alguns exemplos práticos de como mandar uma mensagem para cobrar os seus clientes educadamente por Whatsapp? Veja:

Exemplo 1:

Olá [Nome do Cliente], espero que esteja tudo bem com você.

Gostaria de te lembrar sobre o pagamento pendente referente à fatura [Número da Fatura], no valor de [Valor da Dívida]. A data de vencimento original era [Data de Vencimento Original]. Sei que imprevistos podem acontecer e estou aqui para ajudar a resolver essa questão. Se puder efetuar o pagamento até [Data Limite para Pagamento], ficaremos muito agradecidos. Qualquer dúvida ou dificuldade, estou à disposição para ajudar.

Desde já, agradeço sua atenção.

Atenciosamente, [Seu Nome/Organização]

Exemplo 2:

Olá [Nome do Cliente], espero que esteja tudo bem com você. Envio esta mensagem para relembrar que estamos aguardando o pagamento referente à última compra que você fez conosco. Sei que às vezes os pagamentos podem escapar da nossa atenção, então estou aqui para ajudar a resolver qualquer pendência. Por favor, verifique sua fatura e, se possível, efetue o pagamento até [Data Limite para Pagamento]. Se precisar de qualquer informação adicional ou ajuda para resolver esta questão, não hesite em me contatar.

Agradeço sua atenção e cooperação.

Atenciosamente, [Seu Nome/Organização]

Exemplo 3:

Olá [Nome do Cliente], espero que esteja tudo bem com você. Gostaria de conversar rapidamente sobre o pagamento pendente da sua última fatura conosco. A data de vencimento já passou e gostaríamos de confirmar se você teve algum problema ao efetuar o pagamento. Estamos à disposição para ajudar a resolver qualquer questão ou dificuldade que possa ter surgido. Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, nos informe para que possamos atualizar nossos registros. Agradecemos sua atenção e esperamos resolver essa questão o mais breve possível.

Atenciosamente, [Seu Nome/Organização]

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