Prestação de contas do condomínio: o que é e como fazer

Gerenciar um condomínio é uma tarefa complexa, especialmente quando o assunto é dinheiro. Um dos papéis do síndico é controlar as receitas e despesas do prédio para garantir seu bom funcionamento. A prestação de contas do condomínio é um processe indispensável para que os demais moradores saibam como os recursos estão sendo utilizados.

As consequências de não realizar a prestação de contas são diversas, por isso é indispensável saber para que ela serve e como fazê-la. Neste artigo te explicamos tudo isso e muito mais, confira!

A gestão do condomínio é de responsabilidade do síndico ou da administradora, caso seja terceirizado. Dentre as funções que ele deve desempenhar, está controlar todo o dinheiro que entra na conta do condomínio e como ele será gasto.

A prestação de contas do condomínio nada mais é que uma forma de ter controle sobre as movimentações financeiras que ocorreram em determinado período, geralmente, um mês. As despesas devem ser discriminadas e acompanhadas de comprovantes, como notas fiscais.

No documento também podem constar informações sobre a arrecadação e pagamentos de taxas condominiais, histórico financeiro do condomínio, previsão orçamentária e outros dados importantes.

Qual é o seu objetivo?

Como explicamos, a gestão financeira de um condomínio é complexa e envolve recursos de todos os moradores. Nesse sentido, o objetivo da prestação de contas é garantir que todos os condôminos saibam como o dinheiro está sendo gerenciado e aplicado.

Ela também serve como uma forma de averiguar se o síndico está fazendo uma boa gestão financeira, bem como questionar e propor mudanças na forma como os recursos do prédio são utilizados.

De maneira geral, quando feita de forma adequada, a prestação de contas traz mais transparência e clareza para a gestão, o que contribui para um mandato mais responsável e eficiente.

Segundo o Artigo 1.348 do Código Civil, a prestação de contas é uma atividade obrigatória que deve ser desempenhada pelo síndico de condomínio. O relatório precisa ser aprovado em assembleia, anualmente ou quando solicitado pelos moradores.

A prestação de contas anual ocorre durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO), onde são aprovadas as despesas dos últimos 12 meses e o orçamento para o próximo ano. Caso o síndico não convoque a assembleia, o Art. 1.350 prevê que os condôminos têm direito de pleitear a sua convocação por meio de um abaixo-assinado que deve contar com a assinatura de pelo menos um quarto dos moradores.

Agora que você já sabe a importância desse documento, vamos te ensinar como fazer uma prestação de contas de condomínio na prática.

Reúna a documentação necessária

Para fazer a prestação de contas, é preciso reunir a documentação do ano anterior referente ao setor financeiro do condomínio. Documentos como certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), certificado de brigada de incêndio, para-raios, RIA dos elevadores, seguro do prédio e dos funcionários também são importantes para realizar o balanço de contas do condomínio. Não se esqueça do atestado de dedetização, lavagem das caixas d’agua e da última análise de potabilidade de água.

Relatório de orçamento

O relatório de orçamento é um documento que faz uma projeção de receita e gastos do condomínio para determinado período, que costuma ser de um ano. Seu objetivo é estabelecer metas financeiras claras e realistas, para que o síndico ou a empresa responsável possam executar o que foi proposto e evitar gastos desnecessários.

Relatório de receitas

No relatório de receitas deve constar uma lista detalhada de todas as receitas obtidas pelo condomínio em um determinado período, ou seja, todo dinheiro que entrou no caixa. É interessante fazer uma separação entre condôminos que estão em dia com os pagamentos e os que possuem dívida com o condomínio e, neste último caso, identificar os valores das multas.

Relatório de despesas

O relatório de despesas, por sua vez, registra tudo aquilo que saiu do caixa do condomínio em determinado período. Aqui é importante separar custos fixos e variáveis para se ter uma noção mais compartimentalizada dos gastos.

Balancete

Já o balancete é um documento que apresenta de forma resumida os gastos e receitas do condomínio, bem como o saldo inicial e final do mês. Ele é interessante para fazer a prestação de contas aos condôminos mensalmente.

Inadimplência

A inadimplência é um índice que que revela o percentual de moradores que possuem um débito com o condomínio. Além do percentual de inadimplentes, é importante informar as medidas que serão adotadas tomadas para fazer a cobrança e as inciativas de conscientização para reduzir o índice.

A prestação de contas é uma atividade indispensável para o bom funcionamento do condomínio e a sua ausência pode causar uma série de prejuízos. Em um primeiro momento, podemos citar a desconfiança por parte dos condôminos e até mesmo conflitos com o síndico, gerando desgaste e falta de estabilidade na gestão.

Do ponto de vista legal, se for constatado que o síndico está ocultando informações ou não está fazendo a prestação de contas de forma adequada, os moradores podem tomar medidas judiciais para resguardar as finanças do condomínio. Em casos mais extremos, podem ser aplicadas sanções legais como multas e outras penalidades.

Para te auxiliar a conduzir esse processo da melhor maneira possível, destacamos algumas boas práticas para a prestação de contas de condomínio:

• Mantenha o registro contábil atualizado e organizado em local seguro;
• Deixe a prestação de contas acessível aos condôminos, por meio físico ou digital;
• Realize auditorias para garantir a confiabilidade das informações;
• Nas assembleias, se prepare com antecedência, anotando as informações mais relevantes e montando um material de apoio.

No fim das contas, organização, transparência e comunicação eficaz são os pilares para garantir a sustentabilidade financeira e a harmonia do prédio.

O conselho fiscal é responsável por acompanhar a gestão financeira do condomínio e oferecer um parecer técnico para o síndico ou administradora.

De maneira geral, ele analisa as principais documentações contábeis e fiscais do condomínio e avalia pontos positivos, bem como possíveis irregularidades e o que pode melhorar na gestão.

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