Algumas empresas exigem que os funcionários realizem viagens corporativas para comparecer a eventos, treinamentos ou realizar alguma visita específica. Essas viagens podem ser tanto nacionais quanto internacionais e exigem um planejamento cuidadoso para garantir que tudo saia conforme o planejado.
Objetivo da viagem, reserva de passagens e hospedagem, transporte, alimentação, política de viagem, reembolso... É importante que tudo isso seja bem pensado para atender as necessidades da sua empresa e de seus funcionários. Neste artigo te damos algumas dicas para organizar uma viagem a trabalho com tranquilidade, confira!
O que são viagens corporativas?
Viagem corporativa é qualquer deslocamento que o funcionário faz em nome da empresa. Os objetivos da viagem pode ser diversos, como participar de reuniões com clientes ou fornecedores, feiras comerciais, treinamentos, entre outras.
A legislação trabalhista determina algumas regras para esse tipo de deslocamento, explicaremos quais são elas mais adiante. Mas cada empresas também possui uma política específica para viagens a trabalho.
Quais são os principais destinos no Brasil?
Os destinos das viagens corporativas variam de acordo com a empresa, as atividades que ela desempenha e o objetivo da viagem. De maneira geral, as cidades brasileiras que são muito visitadas por pessoas que estão a trabalho são:
- São Paulo
- Rio de Janeiro
- Brasília
- Belo Horizonte
- Recife
O que diz a lei sobre as viagens a trabalho?
Quem arca com os custos durante a viagem? E como ficam as horas extras? Essas e outras dúvidas podem aparecer quando o assunto são os direitos de quem viaja a trabalho.
De acordo com a legislação brasileira, a empresa deve arcar com todas as despesas necessárias para realizar a viagem, como hospedagem, alimentação, transporte, seguro, etc. Além disso, qualquer hora extra realizada durante esse período também deve ser contabilizada e paga ao trabalhador.
Outro ponto importante diz respeito ao horário de almoço. Qualquer funcionário que trabalhe mais de 6h por dia tem direito a uma hora de almoço no mínimo e duas horas no máximo, e isso continua valendo para viagens corporativas.
No mais, é sempre recomendado conferir a política de viagens corporativas da empresa para conhecer os direitos e deveres do trabalhador durante esses deslocamentos.
Como organizar uma viagem corporativa?
Organizar uma viagem corporativa exige muita organização para que tudo saia conforme o planejado. O primeiro passo é definir o objetivo da viagem. A partir disso saberemos quando ela terá que acontecer e qual será o destino.
Com essas informações em mãos, é hora de fazer um planejamento completo sobre a logística da viagem. Isso envolve escolher os meios de transporte, acomodações, alimentação, traslados, seguro e documentação necessária. É importante estabelecer um orçamento coerente e claro com as necessidades da viagem e do colaborador.
Por último, mas não menos importante, empresa e funcionário devem estar bem alinhados com relação à política de viagens para evitar problemas e garantir uma viagem bem-sucedida.
O que é política de viagem e de reembolso?
A política de viagem é um documento da empresa que determina as principais diretrizes sobre viagens corporativas. Esta política define as regras para reserva de passagem e hospedagem, limite de gastos, seguro-viagem, prazo para prestação de contas, despesas que são reembolsáveis, etc.
A política de reembolso, por sua vez, estipula quando e com o que o dinheiro da organização pode ser utilizado. É ela que determina quais gastos são reembolsáveis e os documentos que devem ser apresentados para solicitar o reembolso.
Como fazer prestação de contas para viagens a negócios?
A prestação de contas é outra etapa essencial de uma viagem corporativa. Nela o funcionário deve informar à empresa como o dinheiro foi usado durante o período em que esteve viajando. É importante incluir também os comprovantes de pagamento de passagens, hospedagem, transporte, alimentação, entre outros custos.
O formato em que essa prestação de contas deve ser entregue varia de acordo com o negócio, podendo ser através de um formulário padrão ou uma planilha detalhada. Lembre-se de alinhar com o seu colaborador qual o processo utilizado na sua empresa para prestação de contas e reembolso de gastos em viagens.
Como equilibrar trabalho e lazer durante viagens corporativas?
Pensar em lazer durante uma viagem corporativa pode parecer contraditório, mas é sim possível equilibrar as duas atividades e tornar a experiência mais agradável e produtiva.
A primeira dica é conhecer seu itinerário para identificar quando terá tempo livre durante a viagem. Assim você consegue se organizar para explorar a cidade, conhecer alguma atração turística ou realizar qualquer outra atividade que seja do seu interesse.
Além disso, se for possível, você pode optar por hotéis que tenham boa localização e que ofereçam uma infraestrutura para a realização de atividades, como uma área de lazer, piscina ou academia. Essa é uma boa alternativa para descansar no tempo livre sem precisar se deslocar muito.
Como economizar em viagens corporativas?
Economizar é uma palavrinha mágica no mundo dos negócios. Pensando nisso, aqui vão algumas dicas para otimizar recursos e reduzir os custos na hora de planejar uma viagem corporativa:
- Planeje com antecedência para aumentar as chances de encontrar preços mais baixos.
- Use programas de milhagem e fidelidade, caso a empresa possua, para reduzir os custos com passagem, hospedagem, etc.
- Dê preferência para hospedagens mais econômicas e que possuam uma boa localização, assim também é possível economizar com o transporte dos funcionários;
- Indique restaurantes nas proximidades do hotel, ou do evento, que tenham preços mais acessíveis.
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