Como implementar uma gestão de viagens corporativas efetiva?

Uma boa gestão de viagens corporativas não se limita à compra das passagens e à reserva da hospedagem. Na verdade, para ser eficiente, o trabalho demanda o acompanhamento contínuo dos preços, bem como a negociação estratégica com fornecedores e parceiros.

Isso porque os gastos com viagens corporativas, sobretudo as agendadas “de última hora” podem ser elevados. Para você ter uma ideia, de acordo com o Ministério do Turismo, o setor movimentou mais de R$3 bilhões somente no primeiro trimestre de 2025.

Quer entender algumas alternativas para uma gestão de viagens corporativas otimizada? Então, continue a leitura!

A gestão de viagens corporativas é o processo de planejamento, execução, controle e aperfeiçoamento dos deslocamentos. Envolve a busca por melhores custos, a negociação com fornecedores, o uso de plataformas de acompanhamento de preços e a avaliação de relatórios e indicadores, que ajudam a identificar padrões e tendências para eliminar excessos e otimizar o percurso.

Ao compreender o que é gestão de viagens corporativas, as empresas proporcionam uma experiência melhor a quem viaja (uma vez que localizam melhores rotas e oportunidades de upgrade, por exemplo), ao mesmo tempo que reduzem os custos.

Para entender a fundo quais são os benefícios da gestão de viagens corporativas, além dos que citamos acima, siga em frente!

Os benefícios da gestão de viagens corporativas são: melhor aproveitamento dos recursos, previsibilidade orçamentária (uma vez que os investimentos acontecem com antecedência e planejamento) e aumento da conformidade com as políticas da empresa (que prezam pela organização prévia e melhores oportunidades de compra). Também gera uma experiência de viagem mais agradável aos colaboradores, que se sentem mais produtivos.

Para otimizar os custos de viagens corporativas, siga as dicas abaixo:

1. Tenha uma política de viagens bem definida;
2. Planeje os deslocamentos com antecedência;
3. Use a tecnologia como parceira;
4. Acompanhe indicadores.

Veja mais detalhes!

1. Tenha uma política de viagens bem definida

Um dos caminhos mais certeiros para otimizar a gestão de deslocamentos empresariais é a política de viagens. Neste documento, aprovado pela alta liderança e disponível para todos os colaboradores, constam dados como:

● limites por despesa (passagem, hospedagem, alimentação e transporte);

● cargos e setores elegíveis para as viagens;

● fluxo de aprovação para o percurso;

● política de reembolso, quando necessário;

● setores envolvidos no processo e prazos associados.

2. Planeje os deslocamentos com antecedência

Outra dica de ouro é organizar a viagem com antecedência, para assegurar melhores preços e condições de negociação.

De acordo com a Expedia, em compras antecipadas, os preços reduzem 24% em relação ao valor cobrado no curto prazo. Neste momento, a indisponibilidade de ofertas leva à necessidade de comprar assentos piores (ou rotas menos ágeis) por um valor maior.

Extra: entenda como comprar passagens baratas com 9 dicas infalíveis!

3. Use a tecnologia como parceira

Ter plataformas de acompanhamento de preços e de venda de passagens com cashback é outra forma de potencializar a gestão de viagens. Isso porque as soluções ajudam a otimizar recursos e aproveitar promoções e condições diferenciadas.

No Inter Shop, por exemplo, além de passagens aéreas, você negocia transporte e hospedagem com melhores condições e retornos de até 3%!

4. Acompanhe indicadores

Por fim, garanta uma tomada de decisão melhor embasada ao considerar indicadores como:

● custo médio por viagem (calculado por meio da divisão do custo total das viagens em determinado período pelo número de viagens no mesmo intervalo);

● viagens por setor da empresa (saber quantos deslocamentos cada setor faz pode ajudar a entender se há, de fato, alta demanda, ou se determinadas áreas geram um desequilíbrio financeiro para o negócio);

● economias geradas por antecipação (qual o valor poupado com a compra de passagens com 21 a 30 dias de antecedência?);

● número de cancelamentos (ajuda a identificar ineficiências, mau planejamento ou mudanças de última hora).

Para organizar viagens corporativas eficientes, tenha bem claros os direcionamentos da empresa sobre limites de gastos e setores aptos aos deslocamentos. Além disso, adote um planejamento prévio (de 21 a 30 dias de antecedência) e conte com ferramentas de apoio à busca por passagens mais baratas e com benefícios associados (como o cashbackdo Inter Shop).

Organizou sua viagem de acordo com todos os passos acima, mas ainda assim aconteceu um imprevisto? Não se preocupe. A seguir, temos dicas para contornar os obstáculos e evitar prejuízos e insatisfações na empresa.

Para lidar com imprevistos, é preciso ter um bom plano de contingência, que abarque múltiplas questões (como cancelamento, atrasos ou overbooking), além de canais ativos de comunicação com os fornecedores. Também vale orientar o time para agir de acordo com a política quando vivenciar situações inesperadas que demandem, por exemplo, o reembolso da passagem aérea ou o reagendamento do voo.

Para escolher um sistema de gestão de viagens, avalie as funcionalidades oferecidas (se possível, opte por uma alternativa que integre todo o ciclo da viagem), o custo-benefício, a integração com processos financeiros da empresa e o suporte disponível para casos de necessidade.

O Shopping do Inter pode ser a solução que você buscava para otimizar a sua gestão de viagens corporativas, já que oferece cashback, descontos e centralização de serviços em um só lugar!

Encontre passagens aéreas com preços atrativos e receba parte do valor investido de volta, reserve sua hospedagem com descontos exclusivos e ainda facilite a sua prestação de contas, já que toda a movimentação pode estar atrelada à sua conta PJ!

Conheça o Inter Shop e aproveite todas as ofertas!