Orçamento empresarial: saiba o que é e como elaborar

Abrir o próprio negócio é o sonho de muitos brasileiros que desejam a independência financeira. Mas alguns procedimentos são necessários para aumentar as chances de sucesso nos investimentos.

E aí, não importa o tamanho da empresa: é impossível obter lucro, organização e sucesso sem manter o orçamento sob controle. Sem esse cuidado, você não saberá o quanto de capital já está comprometido nem o quanto pode investir, o que é uma receita certa para prejuízos e muita dor de cabeça.

Por isso, tudo parte de um bom orçamento empresarial, que é um plano normalmente elaborado pela área de finanças que ajuda a estimar gastos, ganhos e oportunidades de investimento em um período determinado de tempo, minimamente anual, podendo ser revisado.

Para isso, o documento se baseia em dados passados e em uma análise crítica da situação da empresa, das perspectivas de mercado e dos objetivos do negócio.

Se acompanhar de perto as finanças pessoais é muito importante para ter uma vida tranquila, isso não seria diferente para uma empresa. É a partir dessa definição que se torna possível fazer o devido controle e a análise de toda a saúde financeira da empresa, visando uma boa execução orçamentária.

Por meio do orçamento empresarial, é possível conhecer os gastos com investimentos, estimativa de vendas, sazonalidade dos produtos e o nível de endividamento, assegurando os recursos necessários para áreas como apoio às vendas e gastos de pessoal, equipamentos, matéria-prima e insumos.

Além, claro, dos investimentos que serão necessários na implementação dos projetos que apoiam o crescimento e a perpetuidade da empresa.

Com todas essas vantagens, fica claro que o orçamento empresarial é algo que não pode faltar de forma alguma na gestão da empresa. Se você está na dúvida de como montar e usar essa ferramenta, aqui vão algumas dicas:

Faça um diagnóstico financeiro do seu negócio

O primeiro passo é ter um raio-x da saúde financeira do negócio para conhecer bem sua realidade atual. Assim, é possível saber as limitações, problemas e oportunidades da empresa.

Isso pode ser obtido por meio do registro de toda movimentação de dinheiro dos últimos três anos, pelo menos. Isso inclui todas as entradas e saídas do caixa e suas classificações, a média mensal de receita dos anos anteriores, a média mensal das despesas fixas e variáveis, a sazonalidade das vendas, a média de margem de lucro e lucro real, os gastos com tributação e os possíveis gastos ordinários.

O segredo é reunir o máximo de dados e informações relevantes. Quanto mais completo, melhor será seu embasamento para começar a fazer o orçamento para o próximo período.

Liste os objetivos e metas da organização

No final da análise do diagnóstico, você deve concluir se a empresa está evoluindo na direção esperada ou se é preciso fazer mudanças no orçamento. É quando chega a hora de definir os objetivos e metas para o próximo período, traçando alvos coerentes com prazos realistas e avaliando quais áreas receberão mais investimentos ou corte de gastos.

Esses objetivos podem ser a redução de custos fixos até o meio do ano, o aumento do faturamento no primeiro semestre, a redução de impostos por meio de um planejamento tributário, o aumento do lucro bruto por meio da redução de custos variáveis e renegociação com fornecedores, o investimento em um novo produto/serviço… O que o seu negócio mais demandar e, principalmente, o que o resultado do diagnóstico permitir.

Faça uma previsão de vendas

Fazer uma previsão de vendas é ter uma estimativa de quanto a empresa espera vender em um período futuro com base em todos os dados e informações que você reuniu até aqui, analisando o que foi feito no passado e entendendo as especificidades do seu ramo.

Esse valor é importante para dar início ao planejamento, pois determina uma base financeira para projetar outros elementos como custos, despesas e investimentos.

Para fazer a projeção, considere todos os canais de venda da empresa (loja física, loja on-line, redes sociais, revendedores, representantes etc.) e o todos os produtos ou serviços que constam no portfólio.

Depois, calcule o volume médio de vendas para cada item e canal, estimando quanto a empresa deve vender no período estipulado com base no histórico atual.

Essa previsão e as metas estabelecidas guiarão as tomadas de decisões quando for necessário. São esses números que servirão como um termômetro para indicar se a empresa está no esperado ou muito acima ou abaixo dele.

Liste suas demais receitas

Além da receita proveniente de vendas de produtos e serviços, considere também tudo mais que possa entrar nas receitas. Alguns exemplos são investimentos externos, aplicações financeiras, locações, cobranças de direitos autorais e de imagem, entre outros ganhos extras.

Liste seus custos e despesas

Depois de listar tudo o que pode entrar no caixa da empresa, vem a hora de pensar naquilo que pode sair. Para isso, é preciso lembrar que há diferentes tipos de gastos:

• Custos fixos: gastos recorrentes que não se alteram de acordo com o volume de produção, como o aluguel do escritório e folha de pagamento;
• Custos variáveis: gastos que variam conforme o volume de produção, como a matéria-prima para fabricação de produtos e impostos pagos na comercialização;
• Despesas fixas: despesas administrativas que não variam de acordo com as vendas e distribuição, como o IPTU do escritório, prestações de empréstimos e serviços de limpeza e manutenção;
• Despesas variáveis: despesas administrativas que aumentam ou diminuem na mesma proporção das vendas, como a comissão de vendedores.

É importante conhecer e listar todas essas despesas com a máxima exatidão. Afinal, elas podem indicar problemas e pontos importantes a serem repensados.

Monitore seus resultados durante todo o ano

É fundamental ter em mente que não basta apenas fazer o orçamento. Para garantir que a sua execução seja eficiente, é preciso acompanhá-lo e controlá-lo com frequência.

Muitas empresas fazem reuniões específicas para isso ou incluem o assunto na pauta dos encontros de análise do desempenho estratégico. Outras adotam o indicador de percentual de realização orçamentária no planejamento estratégico como uma forma de verificar o grau de eficiência deste processo.

O ponto é que, independentemente do método, o monitoramento do orçamento é tão importante quanto a sua correta elaboração. Essa é uma das maiores responsabilidades do empreendedor e pode ditar os rumos do negócio.

Por isso, todos os envolvidos precisam estar a par e saber como será a política de gastos para o próximo período. O documento elaborado não precisa ser visível a todo mundo, mas a comunicação interna deve ser clara para todos os funcionários e gestores.

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