Como controlar as despesas administrativas?

Conhecer bem o comportamento financeiro de uma empresa é imprescindível para que ela cresça. Afinal, somente assim o gestor encontrará oportunidades para ajudá-la a faturar mais e ainda gastar menos.

Quando falamos especificamente sobre economizar, traçar estratégias para otimizar os custos da empresa é o caminho mais viável. Nesse sentido, para ajudar a sua empresa a controlar seus gastos, fizemos esse post sobre despesas administrativas. Você conhece sua definição? Sabe como reduzi-las? Continue a leitura e saiba tudo sobre o tema!

As despesas administrativas são aquelas que não estão relacionadas diretamente à produção da empresa, ou seja, com o produto/serviço que ela oferece ao cliente final. De outra forma, esses gastos estão relacionados ao back-office do negócio.

Apesar dessas despesas não estarem ligadas à atividade executada pela empresa, a gestão financeira das despesas administrativas é muito relevante. Isso porque a falta de controle sobre esses gastos e o seu aumento gradual podem se tornar um problema para o fluxo de caixa da empresa.

Exemplos de despesas administrativas

• Materiais de escritório;
• Telefonia e internet;
• Seguros;
• Limpeza e manutenção;
• Contratações.

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Como explicado anteriormente, as despesas administrativas são aquelas relacionadas ao administrativo da empresa, que precisam ser pagas em qualquer situação, mesmo quando a empresa fatura menos. Elas podem ser reduzidas sempre que for necessário sem prejudicar a produtividade da empresa.

As despesas operacionais estão relacionadas aos gastos essenciais para que a empresa possa operar, ou seja, funcionar. Porém, não interferem diretamente na produção dos produtos/serviços ofertados pela empresa. Um exemplo de despesa operacional é o aluguel da sede de uma empresa.

Nesse sentido, é importante dizer que não existe diferença entre as despesas administrativas e operacionais, já que as despesas administrativas são um tipo de despesa operacional. Isso porque elas estão dentro dos custos para que a empresa funcione, mas não interferem na sua produção.

Além de proporcionar economia para a empresa, reduzir as despesas administrativas vai ajudá-la a aumentar sua lucratividade.

Basicamente, a redução de gastos com despesas administrativas vai fazer com que o valor do seu custo – que é repassado ao cliente – caia. Assim, o preço final do produto/serviço poderá cair sem diminuir a sua lucratividade e, além disso, provavelmente trará um aumento nas vendas, considerando que o seu preço de mercado será mais competitivo.

Incrível, não é mesmo? Mas estude muito a sua operação e mercado antes de cortar despesas administrativas. É necessário avaliar quais despesas podem ser diminuídas ou cortadas sem comprometer a qualidade do seu produto.

O primeiro passo para conseguir reduzir despesas ou cortá-las de vez é mapear todas as despesas administrativas da sua empresa. Assim, você terá uma ampla visão sobre suas obrigações financeiras e poderá começar a enxergar a viabilidade dos cortes.

Analise suas despesas administrativas de menores custos

Como ponto de partida, analise as despesas administrativas com os menores custos. Provavelmente elas exercem menos impacto sobre seu negócio e quando somadas podem formar uma pequena fortuna. A partir disso, elimine as despesas dispensáveis e, caso não seja possível eliminá-las, procure por soluções mais em conta no mercado. Para despesas com materiais de escritório e de limpeza, por exemplo, pode ser viável trocar seu fornecedor ou até mesmo comprar em atacadistas.

Crie políticas de uso consciente e responsável dos recursos da empresa

Outra medida interessante é a criação de políticas de uso consciente dos recursos da empresa. Economia com energia, água e demais utensílios utilizados no dia a dia podem aliviar e muito a situação financeira.

Treine seus colaboradores e evite demissões

Ofereça treinamentos para seus colaboradores. Isso poderá aumentar a produtividade de seus funcionários e gerar mais receita para o seu negócio. Além disso, essa ação pode eliminar a necessidade de uma demissão, que por sua vez vai gerar mais despesas administrativas para a empresa.

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