Contas a receber: o que são e como geri-las?

As contas a receber são todos os valores que terceiros precisam pagar à sua empresa. Alguns exemplos são os vindos de clientes que pagam com meios de pagamento com data futura, como o cartão de crédito e o boleto bancário, e também os juros de investimentos.

Na prática, estamos falando sobre um dinheiro que ainda virá em curto, médio ou longo prazo.

Só com essa explicação já dá para ter uma boa ideia da importância da gestão de contas a receber, concorda? 

Afinal, sem saber quanto entrará no caixa, é impossível garantir a quantia disponível para pagar as contas e manter o negócio?

Tem dúvidas sobre como fazer esse controle? Então, confira as dicas que separamos para você!

As contas a receber são todos os valores que entrarão na conta bancária de uma empresa em data futura. São esses recebimentos que garantem a saúde financeira do negócio, pois servem para honrar os compromissos financeiros e, assim, manter a continuidade das operações.

Alguns exemplos de contas que fazem parte desse grupo são:

• vendas parceladas: como as pagas pelos clientes com cartão de crédito;
• crediário: bastante comum no varejo, e que pode ser feito com os tradicionais carnês ou com a versão digital dessa solução, chamada Buy Now, Pay Later, em português, Compre Agora e Pague Depois;
• meios de pagamento com data futura: a exemplo do boleto bancário e débito automático com conta corrente;
• investimentos e aplicações: que dão juros e resgate de valores após o prazo de vencimento.
• Dica! Temos um artigo que também é interessante para você. Confira: "Boleto com Pix: o que é e como gerar"

O controle de contas a receber é importante para uma empresa porque tem ligação direta com a gestão de contas a pagar, que são os compromissos financeiros que precisam ser quitados para o negócio funcionar adequadamente e em conformidade.

Para entender melhor esse ciclo, imagine que você seja dono de uma loja de roupas femininas e que, durante o mês, 70% das vendas tenham sido pagas a prazo, no cartão de crédito. Dependendo do contrato firmado com a operadora, o dinheiro pode demorar até 30 dias para ser liberado, certo?

A questão é que, neste período, seu negócio tem diversas despesa administrativas, como aluguel do espaço, água, luz, fornecedores, salário de funcionários e impostos.

A gestão de contas a receber é uma forma de "equilibrar essa lacuna" entre os valores que entrarão e as despesas que precisam ser pagas.

É esse gerenciamento que mostrará se o dinheiro que está por vir é suficiente para cobrir todos os custos e gastos, ou se será preciso buscar capital externo, como empréstimos.

Vantagens do controle de contas a receber

Além desse ponto positivo, há vários outros benefícios de controlar os valores que entrarão. Entre os que mais se destacam, estão:

• melhora do fluxo de caixa: pois saberá exatamente quais são as receitas futuras;
• redução da taxa de inadimplência: decorrente do acompanhamento dos devedores e da oportunidade de implementar boas práticas de cobrança;
• mais segurança nas tomadas de decisão: afinal, saberá quanto dinheiro tem disponível para usar e investir no crescimento do negócio;
• garantia de compliance empresarial: por impostos, tributos e taxas serão pagos em dia
• redução de gastos: a exemplo dos provenientes de juros e multas por pagamento de contas em atraso.

Para usufruir de todos esses pontos positivos, é essencial um gerenciamento preciso dos valores que entrarão na conta da sua empresa. Afinal, deixar de vender a prazo não é uma opção, concorda? Se fizer isso, as chances de perder clientes são altas — e de ter queda de faturamento também!

Só para exemplificar as oportunidades de vendas dessa forma, foram movimentados R$ 635,2 bilhões no 1° trimestre de 2024, resultado de 4,7 bilhões de operações na função crédito, segundo a Abecs, Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços.

Como gerenciar essas e outras formas de recebimento de valores futuros? Da seguinte forma:

1. registre tudo;
2. implemente um sistema eficiente de cobranças;
3. acompanhe a inadimplência;
4. ofereça uma negociação da dívida;
5. exalte os clientes que pagam em dia;
6. ofereça vantagens para o pagamento antecipado.

Veja detalhes!

1. Registre tudo

Identifique o melhor jeito de registrar os valores com recebimento posterior, como em planilhas feitas em Excel ou sistemas próprios de gestão. Para escolher a ferramenta, considere o porte do seu negócio, o volume de vendas a prazo, e a facilidade de uso da solução.

O mais importante é anotar tudo e registrar, principalmente, a data de pagamento. Somente dessa forma organizará as entradas por períodos, como semanal ou mensal, e terá uma visão completa do quanto tem a receber.

2. Implemente um sistema eficiente de cobranças

Conforme seu negócio cresce, fica praticamente impossível cobrar os clientes um a um. Nesta hora, contar com a tecnologia é essencial.

Ao usar sistemas de cobrança, é possível enviar automaticamente lembretes aos devedores por diversos canais de comunicação, como e-mail. SMS e aplicativos de trocas de mensagens, como o WhatsApp.

3. Acompanhe a inadimplência

Nossa primeira dica de gestão de contas a receber foi registrar tudo, certo? Porém, não basta anotar os valores e "deixá-los na gaveta". É essencial acompanhar as datas de vencimento, especialmente para monitorar o índice de inadimplência do seu negócio.

O ideal é não ter clientes inadimplentes, porém, sabemos que isso não acontece. Entretanto, se souber quem são esses compradores e quanto estão devendo, pode adotar práticas como as que explicaremos a seguir para rever a situação.

4. Ofereça uma negociação da dívida

Receber o dinheiro das vendas a prazo é essencial para manter a saúde financeira da sua empresa. Porém, cobrar os inadimplentes corretamente também, pois além de dar a essas pessoas a chance de pagar o débito, você não colocará em risco o relacionamento que elas têm com a sua marca.

Para isso, avalie a situação e ofereça opções e benefícios para a dívida ser paga — por exemplo, tirando os juros pelo atraso. Garanta apenas que as propostas não afetem a lucratividade do seu negócio.

Sobre esse assunto, leia o artigo: "Como fazer um planejamento estratégico de cobrança?"

5. Exalte os clientes que pagam em dia

Assim como os inadimplentes requerem sua atenção, os bons pagadores também. Para incentivá-los a se manterem neste grupo, é possível adotar estratégias, como envio de mensagens personalizadas de agradecimento, brindes exclusivos, ou outras formas de reconhecimento compatíveis com o seu modelo de negócio.

6. Ofereça vantagens para o pagamento antecipado

E para quem paga antes do vencimento, os prêmios podem ser ainda melhores, como cupons de descontos para as próximas compras, acesso antecipado a novos produtos e/ou serviços e inclusão em grupos VIPs.

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• em lotes;
• direto pelo sistema de gestão.

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