Gestão condominial: como torná-la assertiva?

Lidar com questões burocráticas, jurídicas, financeiras e, ainda por cima, ter equilíbrio e sabedoria para atender as mais variadas necessidades dos moradores.

Essas são as missões de quem trabalha com gestão de condomínios, que deve manter a organização e uma convivência harmônica entre os moradores.

O Código Civil em condomínios (Lei nº 10.406/2002) é a principal lei que aborda os direitos e as obrigações de síndicos e condôminos. Em caso de descumprimento, os responsáveis podem até mesmo responder judicialmente pelos atos.

Por tudo isso, separamos algumas dicas importantes para quem atua na área ou deseja saber mais sobre gestão condominial. Afinal, a diferença entre uma administração harmônica e uma gestão condominial conturbada está nos cuidados.

Na prática, a gestão de condomínio é similar à gestão de uma empresa. O síndico(ou a empresa responsável) administra todos os processos necessários ao cotidiano daquele espaço. Pagamentos e prestação de contas, manutenções, fiscalizações e contratação de funcionários e prestadores de serviços são algumas de suas atribuições.

Todas as obrigações formais, legais e estruturais estão descritas no Código Civil. Junto à convenção do condomínio e seu regulamento interno, os documentos estabelecem regras e diretrizes que devem ser respeitadas por todos os envolvidos.

Entretanto, o Código não aborda o lado mais humano da administração. A mediação de conflitos é fundamental para proporcionar uma convivência agradável e harmônica entre todos os moradores.

No dia a dia, a gestão de um condomínio possui tarefas diárias, semanais e mensais. Cabe à gestão do condomínio, por exemplo, a emissão do boleto bancário para pagamento da taxa à todos os moradores.

Também fazem parte das funções da gestão do condomínio:

• Gerenciar as finanças — que incluem a conta bancária, a gestão das despesas e recebimentos, etc;
• Prestar contas;
• Montar escala e elaborar a folha de pagamento dos funcionários;
• Acompanhar o pagamento dos encargos previdenciários;
• Convocar assembleias;
• Garantir o cumprimento da convenção coletiva;
• Conciliar conflitos;
• Acompanhar as manutenções periódicas;
• Zelar pelas áreas comuns.

A legislação determina que todo condomínio deve ter um representante legal, mas não especifica qual modelo deve ser adotado.

Sendo assim, o tipo de gestão de condomínios pode ser decidido em assembleia e definido a depender das necessidades de cada local. Os formatos mais usuais são os seguintes:

Autogestão

Opção para condomínios menores, a autogestão é um modelo em que os próprios moradores fazem os serviços administrativos necessários. Um morador é eleito síndico em assembleia e passa a responder legalmente pelas decisões, ficando responsável pelas tarefas operacionais, burocráticas, trabalhistas e contábeis.

O pagamento de salário não é obrigatório, mas alguns condomínios votam em favor de remuneração ou bonificação para o síndico..

Autogestão assistida

Há também o modelo de autogestão assistida, no qual há apoio de terceirizados em questões pontuais da administração. Na prática, o síndico morador continua sendo responsável pelas tarefas internas, enquanto a contratada assume tarefas externas, como assessoria tributária, trabalhista e fiscal.

Cogestão

Diferente da autogestão assistida, a cogestão é caracterizada pela prestação de parte do serviço de gestão condominial por uma empresa.

O síndico continua responsável pela gestão do condomínio, mas certas tarefas são normalmente delegadas a uma entidade, geralmente uma administradora de condomínios.

É uma opção interessante para condomínios de médio e grande porte.

Gestão terceirizada

A gestão terceirizada acontece quando síndico e conselheiros optam por eleger uma terceira pessoa (jurídica ou física) para cuidar da administração do condomínio. As opções mais comuns são contratar um síndico profissional ou uma administradora de condomínios.

A escolha depende das necessidades de cada condomínio. A contratação de um profissional autônomo, por exemplo, seria uma opção viável para a resolução de tarefas de menor complexidade.

Quando a gestão do condomínio fica a cargo de uma empresa terceirizada, toda a administração do empreendimento é repassada para ela. Tarefas administrativas, contabilidade, manutenção, recursos humanos, cobrança das taxas de condomínio, fiscalização da inadimplência. Já o síndico cuida da fiscalização da prestação dos serviços, sendo o porta-voz entre a empresa e os condôminos.

No caso da contratação de um síndico profissional, o especialista passa a exercer essas funções, trabalhando por intermédio de uma empresa terceirizada. Mas ele também pode atuar também como profissional autônomo.

O síndico deve ser uma pessoa responsável, compromissada e dotada de competências e habilidades para uma gestão eficiente. No entanto, existem ainda algumas boas práticas que podem elevar o patamar da administração condominial. Algumas delas são:

Ter uma boa comunicação

Uma das chaves para uma boa gestão condominial está em manter uma comunicação clara e eficiente, garantindo relações sólidas e de confiança. Afinal, o gestor do condomínio é o representante de vários moradores, e a base de seu trabalho é fazer intermediação entre partes.

Por isso, a pessoa responsável deve possuir uma boa capacidade de comunicação e se certificar que esse contato é realizado de diferentes maneiras:

• E-mail
• Contato telefônico
• Aplicativos de gestão de condomínios
• Informativos e quadros de avisos
• Pessoalmente, quando necessário.

Essas ferramentas devem ser usadas para divulgar e reforçar o regimento interno, fazer deliberações e manter toda a comunicação em dia.

Quando não há comunicação de forma assertiva ou as necessidades dos condôminos são relevadas, pode haver desgaste no bem-estar dos moradores. Tudo o que atinge e influencia direta ou indiretamente a vida dos moradores deve ser comunicada e esclarecida. Desde informações sobre manutenção de equipamentos, regras de silêncio, dias e horários da coleta de lixo e turnos dos funcionários.

Estar sempre presente

Além da boa comunicação, é muito importante se manter próximo dos condôminos. Atender ao telefone, separar algumas horas na semana para o atendimento de moradores, estar atento aos e-mails e mensagens recebidas. Tudo isso faz diferença no dia a dia e ajuda a criar e nutrir uma relação saudável, transparente e de confiança com todos.

O gestor de condomínios se iguala a um administrador de empresas, e isso exige liderança e um apurado senso de justiça e prioridade. Empatia e neutralidade são características essenciais para a o cargo, seja na mediação de conflitos ou em casos de inadimplência.

Criar um planejamento de gestão condominial

O administrador do condomínio pode criar um planejamento de gestão condominial para nortear as atuais e futuras decisões. Um planejamento de ações bem estruturado favorece a organização de atividades importantes no dia a dia e faz com que objetivos sejam atingidos.

Contar com um departamento jurídico

Tudo o que se resolve em um condomínio tem natureza jurídica: assembleias, envio de notificações, cobranças, contratos e atas. Sendo assim, o auxílio de uma assessoria jurídica pode ser necessária na resolução de questões administrativas, financeiras ou trabalhistas.

Um profissional pode ficar a cargo de analisar contratos e fazer as notificações, por exemplo. Nesses casos, contar com uma assessoria jurídica pode evitar grandes transtornos e prejuízos.

Prestar atenção na contratação de serviços

Um serviço mal executado pode sair mais caro que o previsto e os moradores podem se sentir lesados por arcar com custos extras. Por isso, é necessário pesquisar e analisar muito bem as opções disponíveis no mercado antes de contratar.

Além disso, é fundamental avaliar a idoneidade da empresa ou profissional autônomo, seu tempo de experiência e as suas referências no mercado. Assim, evitam-se imprevistos e prejuízos.

Recursos como grades, portões, elevadores e sistema de vigilância devem estar operando normalmente, garantindo segurança aos condôminos. Portanto, é fundamental investir na manutenção periódica destes e todos os demais equipamentos do edifício.

Gestão financeira

Uma boa gestão condominial requer uma prestação de contas clara e transparente. Um síndico jamais deve ser descuidado e precisa saber que a sua função vai além do acompanhamento do caixa e emissões de boletos. É necessário honestidade e uma excelente comunicação, como já citado, para o esclarecimento de toda e qualquer dúvida.

Lembrando que erros administrativos podem gerar problemas judiciais para o condomínio. Por isso, é essencial que haja um controle rígido dos gastos e uma boa distribuição de recursos financeiros.

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